秘书档案保管工作操作要点

秘书档案保管工作操作要点

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　　1) 档案库房及档案架(柜)的编号
　　档案架(柜)在靠近主通道的一端，应有整齐统一的侧板，以便于贴插标签，为档案架(柜)编号。标签上应写明该架(柜)所存放档案的全宗名称、类别名称、文件起止号等内容。
　　库房编号有两种方法：一种是为所有的库房编一个总的顺序号；另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号。库房少的通常采用编总顺序号的方法。
　　档案架(柜)应遵循统一的原则。编号的方法是：自门口从左至右编架(柜)号，每个架(柜)
　　的栏从左向右编号，每栏的格自下而上编号。
　　2) 编制档案存放位置索引
　　《档案存放位置索引》按其作用可分为两种：一是指明档案的存放位置的，它以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点；二是指明档案库房保存档案情况的，它是以档案库房和档案架(柜)为单位，标明它们存放了什么档案。
　　档案存放位置索引按形式可分为簿式和卡片式两种。第二种可以采取图表形式把每个库房(或楼、层、房间)内档案存放情况绘成示意图，悬挂在醒目的地方，以便随时参看使用。 #