信息发布会会务工作操作要点

信息发布会会务工作操作要点

　　1．宣传资料的撰写
　　1) 产品成功案例介绍
　　广州市委多媒体数字信息发布平台
　　广州市委多媒体数字信息发布平台是2007年广州市委打造政府电子政务平台的重点项目。系统建设目标是以市委办公厅作为信息发布中心发布的市委各项文件、通知、报告、新闻、会议信息等，并播放广州城市宣传片，即用于内部信息传达，能起到展示城市形象的作用，接待来访宾客。现该系统已经投入使用，系统显示效果一流，获得广州市委领导的一致好评。
　　2) 产品系列介绍文字撰写
　　政府电子信息发布信息系统
　　随着知识经济时代信息化浪潮的迅猛发展，全社会越来越重视信息的传播和沟通，传统的平面文字发布方式已日益被多媒体信息的立体化、网络化发布方式所替代。四通科技公司顺应时代发展需要，经过自主创新独立研发成功的LT-MIDS数字多媒体信息发布系统，已达到国内领先水平，为各级党政机关、企事业单位提供最现代化的信息展示和沟通手段，取得了一流的社会效益和良好的经济效益。
　　为带动提高政府电子政务信息化应用水平，推动数字城市建设试点工作，全面启动数字多媒体信息发布系统，系统实现的目标为：实现政府办公区域范围内的信息集中编辑控制，联网发布；采用文字、图像、音频、视频等丰富多样的多媒体形式，提高信息的关注度和可看性；及时准确地发布各类通知、会议信息、接待欢迎词、办公分布图等；播放城市各类宣传片和城市文化理念，提高城市整体形象。 #
　　四通科技公司本着以上要求，用国内一流的专业数字多媒体信息发布系统，结合公司多年的相关专业工程经验，提供整体信息发布解决方案，力争使政府的信息化应用水平成为国内典范。
　　广州市委信息发布系统方案
　　广州市委位于广州市法政路30号大院。本次市委的5号楼应用信息发布系统终端设置为：在大厅放置一块3×3等离子拼接大屏幕。具体应用如下。
　　为倡导和谐城市，加强精神文明建设，必须把高科技手段应用到实际当中，从而真正把技术转化为生产力。如何利用科技手段进行教育及宣传是四通公司产品的根本，从各种角度考虑，建立数字多媒体信息发布系统主要体现出两个优势：一是社会影响及社会效益体现，二是经济效益的体现。
　　(1) 社会效益。
　　随着社会经济的腾飞发展，如何建设社会主义精神文明，体现我国全民素质教育是市委市政府的首要目标，当前为提倡政务公开和谐社会，利用科技手段进行全方位视音频进行宣传。采用播放多样教育片段的方式进行实时宣传，从而提高市委市政府的群众形像，体现政府政务公开、电子政务的多样性，树立民众形像，提高全民素质。真正地提高市委市政府办公环境的先进性、时效性、多样性、灵活性等，实现人民政府真正的领导、教育、管理作用。

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　　(2) 经济效益。
　　全民素质的提高势必带动人民群众生产生活的积极性，从而间接地体现了全民经济效益，提高人民生产总值，同时体现党和人民统一战线的思路。
　　综上所述，无论在社会还是经济效益方面，信息发布系统都是当前不可或缺的科技与生产力结合的产物，也是市委市政府当前最急需向民众宣传的主要方式。提高全民素质，体现中国特色的管理宣传方式。(本系统已经在市委市政府实施，得到了市民及领导的高度评价)。
　　(3) 设计目标。
　　作为信息系统的发布系统，形成数据流衔接和发布端口功能，实现信息的集中编辑控制，联网发布；采用文字、图像、音频、视频等多媒体形式，提高信息的关注度和可看性；及时准确地发布各类通知、会议信息、接待欢迎视频、文字、办公分布等。 #p#分页标题#e#
　　2．主持人相关事宜
　　1) 主持人人选
　　在选择会议主持人人选时，有以下几种方法。
　　(1) 与议题有紧密关系的人。让与议题关系最紧密的人担任会议主持人大多是在展示会议或介绍情况的会议上，由于这种会议中一般是以个人为中心，由他们向大多数人传递信息可以成效最佳地准确掌握好会议的节奏和步骤，以便更好地进行交流。这样的人可能是相关部门的经理，也可能是这个项目的负责人。

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　　(2) 控制能力较强的人。如果会议可能会出现很多复杂的情况，甚至可能出现混乱的场面，如股东大会或是内部审核的评议会等，这种会议可能危机四伏、困难重重，是对会议主持人控制能力的有力挑战，因此，此时需要一位对现场控制能力较强、可以在现场当众协调各方利益关系的人，至少可以让会议继续下去，不致半途而废。当然，如果会议各方的矛盾不可调和，那么会议失败的结局不是一个能言善辩的主持人个人可以改变的。
　　(3) 与会者中领导地位最高的人。如果会议中可能出现很多不同的意见，而再做出决议时整合意见又比较困难，会议上就十分需要一个权威的声音，那么此时会议主持人由参与会议的最高领导来担任这一职务是再合适不过了。最高领导担任会议主持人的优势是显而易见的，由于职务显赫的缘故，所以较之其他与会者考虑问题更具有全局性和权威性，在整合大家意见时，尤其可以体现这点。但由于最高领导一般事务十分繁忙，不一定有时间或有精力来胜任会议主持人的工作，所以会议组织者如果选择最高领导为会议主持人，一定要注意与领导多加沟通，协调此事。
　　(4) 会议组织者。 会议组织者成为会议主持人的优点是相当明显的，因为会议的议题、议程、时间、地点等各种因素都是由会议组织者所确定的，所以会议组织者成为会议主持人可以在会议的开始前后对会议均有很好的控制。但会议组织者成为会议主持人不但受自身能力的限制，而且也许还会成为其他人指责会议组织者操纵会议的借口。

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　　一般来说，如果此次会议不太可能出现严重的意见分歧或会议组织者的立场比较超然，加之会议组织者自身的能力可以胜任，那么会议主持人就不妨由会议组织者来担任。由于会议主持人的确是会议组织者的责任，因此会议组织者可以根据具体的情况自行斟酌，做出恰当的选择。
　　(5) 被公认的人。如果会议中已经出现了明显的几方势力，那么会议本身的目的往往就变成了这几方势力相互利益的场所，这时会议的主持人就应当是一位各方面都可以接受的人选，他可能是一位中立人物，或是一位获得各方共同认可的无异议公众人物。这样，在主持会议时，各方才可能在会议上听从此人的统一安排和意见，并可能接受其主持协调的结果。
　　会议的主持人在会议中是举足轻重的重要人物，一旦确定以后，需要建立权威性和唯一性，任何在会议上向主持人挑战的行为都应当被严格制止并受到严厉惩罚。
　　2) 主持人的职责
　　一般而言，在会议活动中，会议主持人的职责主要有以下几项。
　　(1) 确保会议顺利进行。会议议程应让与会者对要讨论的事项有心理准备，也方便在每次讨论告一个段落时，检查有无该讨论而没有讨论的地方。另一方面，让与会者对会议流程有一个清楚的认识，极大地避免讨论离题，倘若议程表来不及在会前发给与会者，也应在会场利用视听设备(如投影机)公开展示。若与会者对议程有疑问，应在讨论开始前就排除，从而使会议能真正照议程正常进行。

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　　(2) 确保与会者良好沟通。会议主持人如同导演，与会者如同演员，演员的行动要听从导演的指挥，为了使演员能与导演协调配合，开一场圆满成功的会议，会议主持人必须处理好与会者的关系。会议主持人的插话、引导做到有礼有节，不要把自己的意志强加于人，也不过早地表明自己的观点，以免先声夺人，给与会者造成“定调子”的感觉。会议主持人对要讨论的问题应有所准备，以便能够更好地诱发与会者发表意见，多倾听与会者的看法，充分发挥与会者的聪明才干，力争做到集思广益，从而更为全面、客观地看待问题；其次，要适时地终止辩论，有时辩论已经达成了某种妥协，但主持人却没有发现，结果是“夜长梦多”，节外生枝。及时终止辩论的情况有多种方式，如基本一致就及时终止，求同存异而及时终止等。 #p#分页标题#e#
　　(3) 倾听少数人的意见。为了开好一个高效率的会，会议主持人要善于倾听少数人的意见，因为有时少数人的意见会在日后被证明是对的。会议主持人要使与会者懂得，即使不同意他人的意见，也要尊重他人的发言。会议主持人的工作就是要在当少数人的积极发言受到压制时，尽可能让他们多发言，尽管他们的声音微弱，观点有可能被一面倒的会中意见所淹没，但少数人所提出的见解对提高决议质量有时很有帮助。
　　(4) 营造和谐的会场气氛。当过分严肃和紧张的气氛弥漫在会议中时，与会者就很难畅所欲言，会议主持人要鼓励与会者发言。会议主持人除了应尽可能启发与会者发言外，更重要的是要营造和谐的气氛。当与会者的发言带有批评口气时，会议主持人要避免露出不悦或接话反击，否则，就很难让会议有和谐的气氛。会议中，发言者情绪化地要他人承认其想法是错误的，也是有失会议礼节的，这样就会产生不必要的争端。当这种情况发生时，会议主持人要立即打断其发言，说明其争辩的内容与会议议题无关，如果争辩内容没有离题，就可以鼓励其继续辩论下去，但会议主持人应调和双方的情绪，引导双方按议题的思路辩论下去，以避免发生过激言论及行为。
　　(5) 总结。在会议进行时，会议主持人有必要在每次讨论告一个段落时，将结果做一次总结。总结要系统地陈述讨论过的内容及达成的共识，如有疑义，应立即修正并提出执行意见，总结完毕之后，会议主持人再宣布开始下一阶段的讨论。总结的目的也是使会议能按照既定的议题进行，同时避免忽略任何有建设性的意见。
　　在完成会议的各项任务和程序后，主持人就要对会议的全过程做简要的回顾，对会议的执行情况和会议所取得的成果进行全面、客观地总结，对不能确定的或未解决的问题则要解释说明。总结要全面、扼要、准确。
　　3) 会议主持要求
　　(1) 主持人开场白。会议主持人必须在每次会议开始时，以前面所阐述的会议目的为基础强调为什么要召开这次会议，这样可以帮助会议达到预期的效果：
　　(2) 使与会者精力集中。如果没有一个清晰的目标说明，与会者就不可能集中精力，而且很可能会浪费宝贵的时间。为了激励与会者，一定要根据他们的利益和兴趣来设定会议的目标。
　　(3) 使会议进展状况明晰。清晰的目标或成果陈述使会议主持人能够评估与会人员的进展情况。如果没有预期的成果，会议主持人就无法正确判断会议是否正在朝向目标迈进。 #